Som marknadsansvarig och projektledare på SPG Event vet Anna Granstedt Möller allt om hur avgörande ett gott värdskap är för ett lyckat evenemang. Här delar hon med sig av sin checklista för hur du uppvisar ett gott värdskap både före, under och efter ditt event.

Har du någon gång klivit in i en lyxig butik och mötts av en snorkig expedit med översittarstil? Eller klivit in på den där lite oslipade kvarterskrogen och blivit mottagen som att du var en del av familjen? Hur känner du för den butiken idag? Eller för den kvarterskrogen? 

SPG Event
Anna Granstedt Möller, marknadsansvarig på SPG Event

Det spelar ingen roll hur häftiga skor den lyxiga butiken säljer. Du håller nog inte det varumärket lika högt längre, eller hur? Och kvarterskrogen där du blev positivt överraskad av bemötandet – dit har du säkert gått ett par gånger till efter ditt första besök. 

Varför blev det så? Jo, för att vikten av ett gott värdskap är så väsentligt! Värdskapet är en stor del av upplevelsen i hur du uppfattar en situation, person, företag eller varumärke. Kunden upplever dig och ditt företag inte bara som det du presenterar på en hemsida eller hur du kan rabbla era värdeord utantill i sömnen. Kunden upplever dig med alla sina sinnen, och skapar associationer utefter dessa upplevelser. Därför blir vikten av ett gott värdskap så betydelsefull – för att leverera det där helhetsintrycket som får kunden eller målgruppen att känna lojalitet, trygghet och trovärdighet gentemot dig och ditt företag.

I retorikens värld pratar man ibland om 3 delar av ett anförande för att säkerställa att ens budskap går fram. Förenklat kan man säga att det är:

-Berätta vad du tänker säga.

-Säg det.

-Berätta vad du sagt. 

Man skulle kunna dela upp ”checklistan” för ett gott värdskap på samma sätt, tänk igenom gästupplevelsen och uppvisa ett gott värdskap. Både innan, under och efter tillställningen. Även om ett riktigt gott värdskap givetvis är konstant. 

Det första kunden möts av

Värdskapet kring ett evenemang börjar redan vid första kontakt med kunden eller gästen. Skickas det ut en inbjudan är detta första tillfället. Redan här bör gästen ges en positiv känsla av vad som komma skall och vad som kan förväntas. En tydlig kommunikation inför och på plats, samt en välkomnande och enkel logistik kan göra mycket för att ta bort eventuell oro eller obekväma känslor. Ingen gillar att känna sig förvirrad eller osedd.

De intryck som gästen får och vad de ser

En inbjudande känsla, igenkänning och ett omhändertagande bemötande. Gör det enkelt för gästen och säkerställ att de får ett gott bemötande på alla sätt direkt när de kliver innanför dörren. Vem som står i garderoben kan vara lika viktigt som vem som står på scenen i detta sammanhang. 

Vad de hör och hur det sägs

Kom ihåg att kommunikation sker på mottagarens villkor. Du som möter kunden eller gästen måste känna av hur denne vill bli bemött och vad den faktiskt efterfrågar eller behöver. Samma bemötande fungerar inte på alla människor, utan du som möter gästen behöver anpassa ditt bemötande efter denne. Utan att för den sakens skull kännas konstlad eller göra dig till. Ett genuint och engagerat bemötande, helt enkelt.

Känslan de har på plats och när de lämnar 

Alltid sedd, men aldrig störd. Vi kommer tillbaka till enkelheten och logistiken. Tillgänglighet och god serviceanda bland alla involverade parter i ett projekt är såklart oerhört viktigt. Alla intryck, samtal, upplevelser och bemötanden på plats är alla en del av den känsla som gästen kommer att lämna evenemanget med. Och den känslan vill vi ska synka med det syfte som tillställningen har. Att varje gäst känner att de fått en positiv upplevelse och förknippa positiva associationer med avsändaren av upplevelsen/tillställningen. Påminn gärna gästen i efterhand om denna positiva känsla. Kanske genom ett tackbrev efteråt, leverans av bildmaterial från evenemanget eller genom ett uppföljande möte för att ta vidare det som diskuterats.

Inte ett facit för att aldrig göra fel

Ett gott värdskap och ovan ”checklista” är såklart inte ett facit för att ingenting går fel. Saker händer, problem uppstår, och vi jobbar ju ändå med människor – och dagsformen på gästen kan variera. Men om något går fel, äg dina misstag. Ta ansvar för eventuella situationer som uppstår, be om ursäkt och visa att du genuint intresserar dig för det gästen eller kunden har att säga. Såklart utan att känna att du helt måste blotta halsen och lägga dig platt.

Ovan är visserligen skrivet med utgångspunkt för kunden. Men allt är minst lika viktigt och lika applicerbart för leverantörer och partners! Ta ansvar för hur du är som lagspelare, och förstå att det i grunden är relationen vi bygger och en god dialog som öppnar upp för en god produkt och vidare samarbeten. 

dela artikeln med