När behovet av att träffas och arbeta tillsammans digitalt nu ökar är det smart att se över sina möten. Hur faciliterar du på bästa sätt - för både deltagarna och dig själv? Maria Klint, tjänstedesigner på designbyrån Antrop har lett ett flertal digitala workshops och ger dig verktygen för att bli en distansworkshop-ninja.

5 tips för värdefulla och effektiva workshops på distans

1. Tänk på det här inför din distansworkshop

Du har kanske faciliterat mängder av workshops. Ta ändå höjd för att en helt digital version kräver mycket förberedelse och viss modifiering. Tänk på att om någon deltagare befinner sig på distans så gör faktiskt alla det. Försök se mötet ur distansdeltagarens perspektiv.

Välj digitalt verktyg baserat på vad workshopen innehåller. Det finns en mängd verktyg att välja på. Videokonferenssystemet Zoom är populärt och något även vi använder på Antrop. Mural och Miro är verktyg för samskapande med post its och  digital whiteboard som fungerar bra i just workshops. Se till att testköra ditt verktyg innan det är skarpt läge.

Maria Klint, tjänstedesigner på designbyrån Antrop.

2. Din roll som facilitator

Var snäll mot dig själv som mötesledare och be om respons när du behöver den. Det kan vara påfrestande att leda en workshop på distans med tanke på att du missar delar av den sociala interaktionen och direkta bekräftelsen som sker i ett fysiskt möte.

Uppmana alla deltagare att ha video på. Det gör väldigt mycket för känslan av närvaro. Överdriv gärna ditt eget kroppsspråk för tydligare effekt, och kom ihåg att en person som aktivt lyssnar inte alltid ler eller nickar. Det betyder inte att hen är ointresserad.

Ha inte för långa pass och lägg gärna in en fysisk kaffepaus för deltagarna, kanske i samband med att du behöver förbereda ett nytt moment i workshopen.

3. Så får du engagerade deltagare

Sätt en tydlig agenda som du delar med alla och guida deltagarna handfast genom mötet. Var selektiv med vilka som ska delta. Är det relevant att just den personen är med? Du vill ha engagerade deltagare, inte någon som sitter och mailar i ett annat browserfönster. Presentera möjligheter till interaktivitet, som att skicka en digital tumme upp eller ge ett glatt tillrop i chatten. Aktivera deltagarna genom att dela ut uppgifter som att: hålla tiden, ta anteckningar eller ha koll på chatten.

4. Lägg till gruppdiskussioner

Dela upp deltagarna i mindre grupper under delar av mötet och skicka med dem en uppgift att lösa eller en fråga att diskutera. Zoom har en inbyggd funktion för detta. Samla sedan ihop alla och gå igenom vad ni kommit fram till.

5. Gör så här efter workshopen

Workshoppen är avklarad, alla deltagare har checkat ut och du som mötesledare kan pusta ut. Sen är det dags för de sista stegen. Dela med dig av presentationsmaterial, eventuell inspelning och det gemensamma material ni har arbetat fram. Skicka med en reflektion över hur mötet gick, några höjdpunkter och vilket som är ert nästa steg. Om du har bett om feedback, sammanställ den och återkoppla gärna.

Kom ihåg! Ställ inte in – ställ om. Glöm inte att det finns många fördelar med att mötas digitalt

Den självklara är så klart möjligheten att arbeta tillsammans trots att fysiska möten inte är ett alternativ. Dessutom slipper vi långväga resor, vilket sparar både pengar, tid och koldioxidutsläpp. Vid digitala möten finns också möjligheten att spara materialet digitalt direkt – i chattverktyg, genom att spela in mötet, i presentationsmaterial och anteckningar bland annat. Tänk bara – att slippa digitalisera 500 post its.


Maria Klint är tjänstedesigner på Antrop

Just nu arbetar hon med att bygga ett innovationslabb på en stor svensk myndighet och med LOOP – ett nordiskt partnerskap för cirkulär ekonomi. Båda är uppdrag där hon faciliterar workshops på distans. Läs mer om digitala möten och verktyg: Ta höjd för misstag och skapa rum för trams i dina onlinemöten.

dela artikeln med