Byråvärlden

Vad är kommunikativt ledarskap?

Ledarskap är kommunikation, sa generalsekreterare Hanna Brogren när Sveriges Kommunikatörer arrangerade ett seminarium under Almedalsveckan i Visby. Det ligger mycket i påståendet. Ledarskap, och all form av mänsklig interaktion utövas genom kommunikation. På det sättet kommunicerar alla ledare men begreppet kommunikativt ledarskap innefattar något mer.

På Mittuniversitet i Sundsvall arbetar Catrin Johansson som professor i organisationers kommunikation. Hon har forskat om ledarskap och kommunikation sedan 1990-talet och menar att kännetecken för kommunikativa ledare är att de är duktiga på att anpassa sin kommunikation. De har stort inflytande på medarbetares attityder, välbefinnande och prestationer och är bättre på att motivera medarbetare, lösa problem och nå mål.

–Begreppet lyfter fram hur ledare kommunicerar: en kommunikativ ledare engagerar medarbetare i dialog, ger och söker återkoppling, involverar medarbetare i beslutsfattandet och uppfattas som öppen och närvarande, säger Catrin Johansson. 

Kommunikativt ledarskap handlar således inte bara om ledaregenskaper, utan om ett tillvägagångssätt där ledaren får med sig medarbetarna genom dialog och öppenhet. Men vad finns det egentligen för stöd i forskningen att den här typen av ledarskap fungerar och leder till bättre resultat?

–Det finns mycket forskning som stöder det. Kommunikativt ledarskap påverkar relationen mellan ledare och medarbetare så att ansvaret delas och det underlättar för medarbetare att agera. Medarbetarundersökningar som är välgjorda visar att kommunikativt ledarskap kan kopplas till kommunikationsklimat, förändringsförmåga, och medarbetarengagemang.

Men hur arbetar kommunikatörer för att införa ett kommunikativt ledarskap inom sina organisationer? Kan alla ledare lära sig att bli bättre på kommunikation, eller handlar det om att från början anställa personer som har förmågan att engagera och föra dialog?

–Just nu undersöker vi effekterna av att utbilda chefer i kommunikation. Det visar sig att utbildning ger bra resultat, både för cheferna som deltar och för kommunikatörerna som håller i utbildningarna. Kommunikatörernas kompetens blir synlig i organisationen och efter utbildningen blir de ett stöd för cheferna som är den viktigaste interna kommunikationskanalen.

Så arbetar Volvokoncernen med kommunikativt ledarskap

Ett företag som har arbetat med utbildningar inom kommunikativt ledarskap är Volvokoncernen. Koncernen har arbetat med perspektivet sedan början av 2000-talet. Efter att ha deltagit i forskningsprojektet Kommunikativt ledarskap, som genomfördes på Mittuniversitetet mellan år 2011 och 2013, har drivkraften varit att utveckla chefer och ledares kommunikation för att förbättra hela den interna kommunikationen.

–Ett resultat av forskningen blev att vi använde projektets definitioner för att utveckla en egen utbildning av chefer: Communicating for results (CFR). Drivkraften är att utveckla våra ledares kommunikativa förmåga för att påverka engagemang, motivation och helt enkelt förbättra kommunikationen, säger Kennie Kjellström, Director Communicative Leadership inom Volvokoncernen.

–En framgångsfaktor är att få cheferna att fundera på hur de kan koppla sina budskap till känslor och inte bara fokusera på fakta och data.

Kennie Kjellström, Director Communicative Leadership inom Volvokoncernen.

Communicating for results är ett utbildningsprogram som ger deltagarna tillgång till praktiska verktyg för att uppnå bättre resultat. Utbildningen avser att få chefer att fokusera på vad de vill uppnå och vilka de kommunicerar med. De får tillgång till ett enkelt planeringsverktyg och får även lära sig att välja ut de viktigaste budskapen och göra dem intressanta och levande.

–En framgångsfaktor är att få cheferna att fundera på hur de kan koppla sina budskap till känslor och inte bara fokusera på fakta och data.

I utbildningen ingår två virtuella sessioner och en heldag där alla deltagare samlas. Under utbildningen arbetar cheferna med en större individuell uppgift kopplad till deras roll som ledare.

–Ett exempel är deltagare som fokuserat sin individuella uppgift på att förbättra kommunikationen med kunder. Utbildningen avslutas med en virtuell session där varje deltagare presenterar resultatet från sin uppgift och får feedback från både tränare och övriga deltagare.

Kennie Kjellström håller med professor Catrin Johansson om att det går att utbilda chefer i kommunikativt ledarskap:

–Alla chefer kommunicerar på olika sätt hela tiden. Vad vi försöker göra är att tillhandahålla ett antal verktyg och metoder som chefer kan använda för att förbereda sin kommunikation och uppnå ett specifikt resultat.

–Det handlar inte om något avancerat upplägg utan mer om ett tankesätt och praktiska metoder för att vara en effektiv kommunikativ ledare. En sådan praktisk fråga kan handla om att ta sig tid att förbereda sin kommunikation vilket i sig är en utmaning för många men ingen avancerad ingenjörskonst.

Så sätter du igång

Hur inleder man då arbetet att få sina chefer och ledare att bli kommunikativa? Enligt Kennie Kjellström är ett första steg att fundera över varför man ska arbeta med kommunikativt ledarskap:

–I vårt fall ville vi öka våra chefers förmåga att förbättra engagemang och uppnå faktiska resultat genom planerad kommunikation. Dessutom ville vi förbättra överföringen av budskap mellan olika nivåer i organisationen.

Kennie tipsar om att förankra arbetet med hela organisationen, främst med HR-avdelningen men det är även viktigt att ha med sig ledningen och se till att de förstår betydelsen av effektiv kommunikation.

Även Catrin Johansson lyfter fram relevansen av en tydlig målsättning och att ha en klar bild över vad en utvecklad kommunikationskompetens ska bidra med i verksamheten.

–Det är viktigt att ta reda på vilka kommunikationsutmaningar och behov som utbildningen ska svara mot. Efter det kan man göra en pilot i liten skala tillsammans med några chefer och medarbetare som kan bidra till designen av utbildningen. När den är utvärderad kan utbildningen implementeras i hela organisationen, säger Catrin.

Catrins främsta tips för att sätta igång med arbetet är att ta reda på chefernas utmaningar och att bistå med enkelt material som svarar mot behoven.

• Fråga cheferna vilka deras största kommunikationsutmaningar är. De är oftast intresserade av att få hjälp, men de kanske inte tänker på att bättre kommunikation kan bidra till att lösa problem i vardagen.
• Ta fram material i form av enkla checklistor och rekommendationer som svarar mot behoven, exempelvis en modell för att lösa en konflikt eller tre steg för att säkerställa en gemensam förståelse.
• Ge goda exempel – berätta om chefer som haft en kommunikationsutmaning och lyckats, och hur de gjorde.

Forskningsprojektet som Volvokoncernen har byggt sin utbildning utifrån, och som även Catrin Johansson var projektledare för, tog fram åtta principer som karaktäriserar en kommunikativ ledare:

• Coachar och ger medarbetare eget ansvar
• Skapar strukturer som underlättar arbetet
• Formulerar tydliga förväntningar på kvalitet, produktivitet och professionalism
• Är tillgängliga, respektfulla och bryr sig om medarbetarna
• Löser problem, ger och söker feedback och talar för sin enhet
• Ger inriktning och hjälper andra att nå sina mål
• Gestaltar medvetet budskap och händelser
• Möjliggör och stödjer meningsskapande

Utifrån principerna tog forskarna fram förslag på frågor som organisationer kan använda i sina medarbetarundersökningar för att undersöka det kommunikativa ledarskapet. Forskningsrapporterna från projektet finns att ta del av på Sveriges Kommunikatörers webbplats.

Avslutningsvis säger Kennie Kjellström att cheferna som har gått Volvokoncernens program i kommunikativt ledarskap har förstått betydelsen av väl fungerande kommunikation för att skapa ett effektivt ledarskap:

–Utifrån min erfarenhet värdesätter en absolut majoritet av cheferna kommunikation. Det är i dag en integrerad del i deras ledarskap. ”Hur skulle det fungera utan kommunikation”, brukar jag ställa som en reflektionsfråga?